コンベンションの成功を支える映像サービス。日本外科学会定期学術集会をサポート(3)口演会場編

LEDディスプレイやプロジェクターなど最新鋭の映像装置を使い、あらゆるイベントの映像をサポートするヒビノ。コンサートステージの巨大ビジョンやプロジェクションマッピングなどエンタメ系の現場が注目されやすいですが、式典、国家行事、株主総会、学術集会、国際会議などの映像システムも数多くサポートしています。

中でも「コンベンション」を専門的に担当する映像チームのお仕事を紹介すべく、日本を代表する医学学会の現場にお邪魔しました。


前2回に続き、「第118回日本外科学会定期学術集会」の現場を紹介します。


第1回の記事はこちら(日本外科学会とはetc)

第2回の記事はこちら(PCセンターetc)




学術集会の根幹「口演会場」

連日100件超のセッションを開催

前回のPCセンターに続きまして、ついに本学術集会の根幹である「口演会場」をのぞいてみることにします。


会期の3日間、全17カ所の口演会場では、朝8時からよる17時30分頃まで毎日100件を超すセッションが行われます。

テーマは、外科学の新知見、上部消化管、下部消化管、肝胆膵、心臓血管、呼吸器、乳腺・内分泌、小児、救急・外傷、基礎研究・移植再生、栄養・感染症・緩和など。外科学の領域は幅広いですね。


発表データ(スライドや動画など)を会場前方の大きなスクリーンに上映しながら登壇者が説明するというのが、口演会場の基本的な発表スタイルです。



映像オペレーターは、1つの会場を1~2名で担当。

本番中は舞台袖から映像システムをオペレートします。

こちらは、会場後方に設置したプロジェクター。

スクリーンに発表データを投射します。


学会現場において映像チームが果たすべき大きな目的は、「映像を正確にだすこと」と書いてきました。それはプレゼンデータの動作もそうですが、写真や動画など発表データの内容を微細な色の違いまで忠実にクリーンに表示するということでもあります。


発表データには、制作者の伝えたいことが込められています。

長年の研究成果。例えば血液や臓器のわずかな色の違いが大きな意味を持つことだってあるはずです。

制作者の意図する画を正確に伝えるため、色相、彩度、明度などのわずかな違いまでを忠実に再現できるよう、各会場の映像送出装置は、映像オペレーターによって事前に精密に調整されています。



ちなみに、写真のプロジェクターは同じ物が2台積み重ねてありますが、平常時は下の1台しか稼働していません。上の1台は、下(メイン)のバックアップです。

このようにシステムの重要な部分は二重化しています。

万が一、メインにトラブルが起こっても瞬時にもう一台に切り替え、会の進行を止めることはありません。


たとえ安定性が自慢の機材であっても、機械は時にトラブルを起こすもの。

「壊れない機械はない。壊れない道具はない。人間は間違える。」これが大前提。あらゆるリスクを想定し、幾重にも対策を講じ、さらにそれを疑ってみる。今回に限らず、ヒビノの安全対策はこの繰り返しです。


つづいて、こちらは舞台袖の映像オペレーター。受付システムのサーバーから共有された発表データをスケジュールに沿って確実にスタンバイしていきます。


PCセンターでも確認作業をしましたが、会場の映像オペレーターも資料の表示を必ず確認。気になることがあればPCセンターに問い合わせ、制作者の意図する内容が正しく表示されるよう細心の注意を払っています。


演台(発表者の手元)はこんな感じです。

目の前のモニター(画面)には、スクリーンに上映している映像(あるいは発表者が用意された発表用ディスプレイ)が表示されます。


手前のキーボードやマウスは、舞台袖にある「発表データを再生するパソコン」を操作できるものです。もちろん舞台袖の映像オペレーターも同様に操作可能なので、本番中も必要に応じてフォローします。


キーボードの左にある時計のようなものには、セッションの残り時間が表示されます。

イベントの成功に時間管理は必須。決まった時間の中に、発表から質疑応答まで収めなくてはいけません。時間配分を意識しつつプレゼンテーションに集中できるよう、必要な情報を表示しています。




進行に連動し情報を表示するインフォメーションシステム

最後に、インフォメーションシステムを紹介します。

参加者の皆様に利便性を提供するシステムです。


各会場には発表データを映し出す大きなスクリーンの他に、発表中のセッションの情報(講演名や登壇者のお名前など)を表示するスライドがあります。下の写真では、右の小さめのスクリーンがセッション情報の画面です。



会場を担当する映像オペレーターが、会の進行に合わせセッション情報の画面を操作すると、それに連動し、さらに2つの表示が切り替わります。


まず1つ目は、各会場の入口に設置されている液晶ディスプレイ。(↓)

この会場で何のプログラムが進行しているのかをお知らせする画面です。



もう一つは、参加者受付やPCセンターのあるロビーに設置したプログラムの表示です。(↓)



今、どの会場でなんのセッションが行われているか。

各会場の進行状況に連動し、リアルタイムに切り替わっていきます。


この、複数会場の進行状況を管理・配信するインフォメーションシステムは、ヒビノのグループ会社(ヒビノメディアテクニカル株式会社)の「ECSS」システムが有する機能の一つです。コンベンション案件を得意とする同社も、正確なイベント運営を支えるため高機能な専用システムを開発・運用しています。




ヒビノグループが選ばれる理由は安全とクオリティ

ヒビノの現場は、やり直しのできないLIVE(生)。失敗は許されません。当社がお客様に選ばれる理由は、最新鋭の大型映像システムを世界屈指の規模で保有していることもありますが、高い映像品質を実現する「技術力」と仕事に対する誠実さにあるのではないかと思うのです。


技術と一口に言うと「開発技術」や「製造技術」が連想されがちですが、もう一つとても重要な技術として「運用技術」があります。豊富な知識とノウハウで、機器のポテンシャルを最大限に発揮させ、最高のパフォーマンスを引き出す技術です。例えば、F1ドライバーの技術力も運用技術といえますね。

卓越した運用技術により「高い映像品質」を実現できる優れた技術者が数多くいることは、ヒビノの大きな強みです。


今回のように重要な大規模イベントをお任せいただけることは光栄なことであり、社員としてとても誇りに感じました。


最後にBREAK TIMEの取材に対しご理解・ご協力を頂きました日本外科学会様、関係者の皆様に心より御礼申し上げます。


さて、次はどんなヒビノの一面をお届けしようかしら。

みなさま、どうぞお楽しみに。



【関連リンク】

第118回日本外科学会定期学術集会

イベント映像システムの企画、機材レンタル・オペレート | ヒビノ