コンベンションの成功を支える映像サービス。日本外科学会定期学術集会をサポート(2)PCセンター編

おはようございます。広報のhiroです。

音楽・エンタメ系イベントだけでなく、学術会議・国際会議の大型映像サービスも専門とするヒビノ。ミーティング&コンベンションの成功を裏で支える映像チームに迫るべく、前回に続き本年4月に開催された「第118回日本外科学会定期学術集会」をレポートします。


外科研究の発表が行われる「講演会場」の前に「PCセンター」をのぞいてみることにしましょう。


前の記事(1)はこちらからどうぞ。)



「PCセンター」は大切な発表データを預かる基地局

▲東京国際フォーラムのPCセンター内


開催会場である東京国際フォーラムとJPタワーのそれぞれに設置されている「PCセンター」。運営するのは当社の映像チームです。


ここの役割は、発表者である先生からスクリーンに映すスライドや動画など「発表データ」(PowerPoint、Keynote、ムービー等)をお預かりすること。


大量の発表データを確実かつスムーズに受け付けるべく、会期中の3日間、約20名の映像オペレーターがPCセンターの運営にあたります。


このPCセンターの運営は、イベント映像サービスの業務の中では学会特有のお仕事ですね。


発表者の先生がいらっしゃったら、映像オペレーターはセッションやお名前を確認し、事前に登録したデータベースから該当の講演を検索。お預かりする「発表データ」について、制作ソフトやそのバージョン、動画・音声の有無など必要な情報をシステムへ登録していきます。


最後に必ずお預かりする発表資料(プレゼンデータ)を本番と同じ仕様のPCで起動し、表示に問題がないかを先生と一緒に再生・確認させていただきます。


普段PowerPointやKeynoteを使っている皆様は、よくお分かりかと思いますが、制作したPCと異なる環境で再生すると、貼り付けた動画がうまく動かなかったり、図形や文字の見た目が変わってしまったり、思い通りに表示されないことがあります。制作者の意図したとおりに表示されるよう注意を払い、必要ならばその場で修正のお手伝いもします。


学会はコンサートや展示会とは違い、本番会場でのリハーサルは基本的にありません。

そういう意味でも、PCセンターでの確認作業はとても大切なものだと感じました。


とはいえ、PCセンターには大勢の先生が受付にいらっしゃいますので、確実かつスピーディーな進行も必要です。

私の体感ですが、お一人の受付に要する時間は、平均2分程度といったところでしょうか。

受付が集中する時間帯も、大混雑することはありませんでした。


受付が完了した発表データは、受付システムの専用サーバーを経由して発表会場の映像システムへと共有されます。本番に向け、次は、会場を担当する映像オペレーターの出番です。



そうそう。PCセンターで使っている「受付システム」は、当社オリジナルです。

大量の発表データを確実かつスムーズに受け付けるため、コンベンション現場専用に制作しました。データの登録・管理といった映像チームの活用はもちろん、事務局が受付状況を把握することもできるシステムです。



ちなみに、PCセンターは、映像チームにとっての統括拠点でもあります。

会期の三日間、全ての会場をスムーズに進行させるため、常に一歩先の状況を判断しながら采配をふる統括スタッフがいます(この人も映像オペレーターです)。

PCセンターの繁忙時間を読みながら、各講演会場へヘルプスタッフを送ったり、配置を変えたり、順番に休憩をとらせたり、もちろん映像のお仕事もしながら、全体で約50名いる映像オペレーターのマネージメントを担います。



PCセンターは「学会ならでは」の塊で、初潜入の私には新鮮な場面ばかりでしたが、一つひとつの業務や工程の意味を考えると、「ヒビノらしさ」の塊でもありました。


全てはイベント成功のため。


普段から『ヒビノが好きだ』と公言してはばからない私ですが、なにが良いのだろうと考えてみると、事業もそうですが「人」が魅力的だからかではないかと思うのです。


ヒビノは、プロ魂を静かに熱く燃やす人が大勢いる会社。

日本外科学会定期学術集会の現場を見学して、私の愛社メーターはさらに上昇したのでした。ピーク果てしなく ソウル限りなく!


それでは、やっと「講演会場」をのぞいてみようと思います。

次回へつづきます。




【関連リンク】

第118回日本外科学会定期学術集会

イベント映像システムの企画、機材レンタル・オペレート | ヒビノ